Slackを活用してオンラインコミュニケーションを活性化させる工夫とは！
こんにちは。HR統括部のまりんです。
リモートワークの勤務体制において、メンバー同士が顔を合わせる機会が減り、直接仕事で関わるメンバー以外の社内コミュニケーション量や、偶発的なコミュニケーションが生まれる機会の減少について課題を感じている企業は多いのではないでしょうか。
仕事に直接関わらない会話や接点からも、それが互いを知る機会となり、結果的に円滑な社内コミュニケーションの助けになることがありますよね。
そんなコミュニケーションがオンラインでも創出できないか、私たちがSlackを活用して取り組んだ内容についてご紹介いたします。
実施の背景
GMOペパボではリモートワークを基本とする働き方へ移行して1年以上が経ち、四半期に一度リモートワークに関するアンケートを実施しています。
アンケートでは約半数以上がオンラインコミュニケーションに満足していると回答していますが、その一方で「業務で関わるパートナー以外と仲良くなるきっかけが減った」「偶発的な会話がなくなった」「リモートワークによって相手の人となりを知ったり、自分自身のことを伝える機会が減って、コミュニケーションコストがかかる」などといった声が多くありました。
これらの解決策として、業務時間内で各チームごとに雑談タイムを設けたり、最近ではSlackのハドルミーティングで会話をするなどコミュニケーション面で工夫をしているものの、業務上接点のないパートナーとの交流が減少したことがアンケートからうかがえました。
GMOペパボではわたしたちが大切にしている3つのことのなかに「みんなと仲良くすること」があります。リモート環境下において、相手の様子を目にする機会が減った分パートナーが孤独や不安を感じず安心して発言・行動ができる「心理的安全性」の醸成がより重要だと考えています。
心理的安全性を高めるためには、まずは相手のことを知る、また自分のことを知ってもらう必要があると感じています。一緒に働く仲間のことをよく知る機会や、相互に自発的なコミュニケーションが生まれる仕組みを作るため、メインコミュニケーションツールとして利用しているSlackを利用し新たな取り組みを始めました。
どんなことをやっているの
【1】Slackのプロフィール項目を拡充
まずはパートナーの基本的な情報をお互いに知るために、Slackのプロフィール項目を充実させました。
従来のSlackのプロフィールは名前と役職、担当などの最低限の項目のみ設定していたのですが、新プロフィールにはこれらに加え、入社年度や趣味、自己紹介、SNSアカウント、ブログ記事等の記入欄を設けました。趣味は32項目の選択肢の中からそれぞれ選んで設定できるようになっています。
【2】Slackプロフィールを元に、共通項のあるパートナーをお知らせ通知
ペパボには#pepatterというパートナーが多数参加する雑談チャンネルがあり、パートナーが自由に業務以外の情報共有やつぶやき、会話ができるチャンネルを設けています。
このチャンネルを活用し、Slackプロフィールで設定した入社年度や趣味など、共通項のあるパートナーをお知らせする通知を毎日1回ランダムで発信するbotを作成しました。
どんな効果があったの
従来までのSlackのプロフィールは業務に必要最低限度の情報のみで、新しく入社するパートナーを迎える際にも、コロナの状況によっては対面で会うことができず、お互いの人となりについて知る機会が得にくくなっていましたが、Slackを活用した新たな取り組みによりパートナーのことを知るきっかけに繋がったり、そこから会話に発展するといったような効果がありました。
またリモートワーク体制以降、#pepatterチャンネルではCollaというSlackアプリを導入しbotが毎日パートナーにインタビューをして紹介してくれています。
「最近よく使っているおすすめのアプリはなんですか？」「好きな映画は？」「学生時代の思い出は？」などといったようなインタビューを実施し、その答えをチャンネルで共有するようなツールです。パートナー同士の会話が生まれるきっかけになったり、お互いにコメントやリアクションをして楽しんでいます。
プロフィール項目の充実化、プロフィール入力内容を活かしたbot導入、また以前から活用していたCollaの組み合わせにより、直接対面したことのないパートナー同士でも気軽にオンラインでコミュニケーションが取れる雰囲気を生み出せたのではないかと思います。
最後に
リモートワークに限らず、コロナ禍では同僚や友人、中にはご家族とも会う機会が減ったことで不安な思いを持たれてる方が多く、まだまだコミュニケーションにおける課題は大きくあると思います。
また、職場でも相手のことを知るハードルがあがり、コミュニケーションをとる気持ちがあってもオンラインでは二の足を踏んでしまうこともあるのではないでしょうか。私自身、雑談する機会があっても会話のネタを探す難しさを感じています。
仕事でも雑談でもスムーズなコミュニケーションをとるために、まずは相手に興味を持ち、お互いの事を知ることが仕事を楽しくする上で大事なことだと思っています。今後も新しい働き方に合わせてテクノロジーを駆使し、パートナー同士のコミュニケーションの場の創出をしていきたいと思います！