レポート

採用担当でもできる!Slack連携実践事例

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こんにちは!HR統括グループのあちゃです。
2013年に新卒で入社し、2015年6月からHR統括グループで、新卒採用をメインに担当をしています。
ペパボでは職種を問わず、全パートナーがSlack・ GitHub Enterprise・G Suiteを利用しコミュニケーションをとっています。今回は、「チャンネル連携のプロ」こと私、あちゃが採用担当でもできる、Slack連携の事例を紹介します。
最近は社内Slackにあれこれ連携をしており、ついに「福場プロ」emojiがSlackのカスタムemojiに追加されました。

プロ誕生の瞬間

採用担当と面接官のコミュニケーション、みなさんはどうしてますか?

現在ペパボでは80名近いパートナーが、書類や面接などの採用選考に携わっています。多くのパートナーが選考を担当していることはペパボの強みです。しかし採用担当としては、多くのパートナーと情報を共有し、コミュニケーションをとりながら採用活動を進めることは、なかなか至難の業…!です。
「自分が担当した候補者は、今どのフェーズにいるのか」
「面接の最後に、候補者に伝えなければいけないことなんだっけ…」
といった、面接官からの個別のお問い合わせをなるべく自動化で乗り切るべく、ペパボで行っている事例を紹介します。

採用担当でもできる、Slack連携が本当に便利!

ペパボでは、私のようなプログラミングやコーディングを行なったことがないバックオフィスのパートナーも、Slackや GitHub Enterpriseのissueでマークダウンを使って文章を書いたり、Slackと各種ツールの連携をしたり、面白いemojiをSlackに追加したりしています。
今回の取り上げる面接官とのコミュニケーションの課題も、全パートナーが使っているSlackに、採用担当でもカスタマイズすることができる便利な通知を連携させることで問題を解決したいと考えました。

【1】Googelカレンダーの連携で、候補者のフェーズ共有と面接リマインド

新卒採用の面接が活発になってきたころ、よくいただいたお問い合わせが 「自分が担当した候補者の次回面接はいつなのか」「最終面接のフェーズに今どのくらいの候補者がいるのか」といった質問でした。
弊社では通年採用を実施しており、新卒の応募が集中する時期に流れをつかみながら選考を行いたいという面接官の要望に応えるべく、GoogelカレンダーをSlackに連携しました。
ペパボでは予定の管理をGoogleカレンダーで行なっているので、面接用のカレンダーを作り、毎朝10時に面接用カレンダーに登録されている当日の予定すべてを、面接開始10分前に該当の予定の通知するように設定しました。

面接官は10時の予定で採用の進捗状況を知ることができ、10分前の通知で候補者の来社を連絡したり、スレッドの機能を使い議事録のメモなどにも活用できて思った以上に便利でした。

【2】よく聞かれることは、カスタムレスポンスで返答

候補者が来社されてから面接会場までのアテンドを今までは採用担当が行っていましたが、今年から面接官が行うように変更しました。その際の持ち物や流れなど、毎回説明する手間を省くべく、CTL(チーフテクニカルリード)の@june29さんが カスタムレスポンス の設定をしてくれました。

ペパボでは、Slackに「アテンドのやり方」と書くと自動でアテンドの流れを書いたドキュメントのURLが表示されるように設定をしています。
ほかにも採用だけてなく、各種申請の説明や、会社の住所などのキーワードを設定し、カスタムレスポンスで返すようにしています。

【3】GitHubとの連携で、進捗を速共有!

選考の情報だけてなく、各種イベントや説明会、学校訪問などの進捗管理は GitHub Enterprise のissueの機能を使って管理しています。新しいissueを作ったり、コメントをしたりすると内容がSlackに通知されるように設定していて、チャンネルに情報が流れてくると、関係のありそうな方が情報をキャッチアップしてくれるので共有がスムーズになります。

【4】(おまけ)社内採用やリファーラル申請通知もSlackへ

ペパボでは社内採用への選考参加や、リファーラル対象の候補者の情報共有はGoogleフォームを使っています。いつあるかわからない応募や申請を、定期的にシートを確認しに行くのではなく、Slackに通知するようにしました。こちらの通知はGoogle Apps Script(GAS)も書けるハイパー採用担当の @shelly さんが作ってくださいました。

余談ですが、ペパボの採用担当は中途・新卒で2名ずつの、4名体制で運用しています。全員女性パートナーで、しいたけ占い信者です。笑 そのため、毎週月曜日12時に、しいたけ占い更新情報もSlackに通知しています。

いかがでしたか。
これからもSlackの便利な機能をフル活用して、選考に関わってくれるパートナーが選考に集中できる環境をチームみんなでつくっていきたいです!

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